Como siempre, han surgido preguntas interesantes. ¿Sirve de algo el Control de Calidad? (al menos en la forma tradicional de realizarlo). ¿Quién debe realmente realizar una determinada actividad? ¿Cómo minimizamos el “tráfico” o movimiento que no aporta nada al proceso? ¿Es mejor la especialización o el “multi-skill”? Y una pregunta fundamental a la hora de rediseñar un proceso: esta actividad ¿para qué? ¿Qué le está aportando al cliente final? Es sorprendente la gran cantidad de cosas que hacemos por la única razón de que siempre se han hecho así.

Gracias a todos por la participación y la buena disposición. Espero que no soñéis esta noche con Solicitudes Internas de Cliente, los estados que atraviesa el río Mississippi o puzzles de cuatro piezas…

Esto nos capacita también en aprovechar al máximo los esfuerzos de los equipos hacia sus objetivos mientras se eliminan los obstáculos que se interponen en el camino.

Hace mucho tiempo, en una de las actuales islas Jónicas situada frente a la costa occidental de Grecia, vivían tranquilamente todos sus habitantes en plena armonía. En esta isla destacaban 4 ciudades por su fortaleza militar tanto por sus murallas como por la valentía del ejército que las defendía. Estas ciudades eran: Eleósales, Milofáctori, Cfópolis y Ciópolis.

De repente un día desembarcó en la isla Policrisis, un cíclope proveniente de la guerra de Troya. El cíclope tenía un hambre atroz y se comía todas las cabras, ovejas y vacas de la población. También secuestraba y sacrificaba a las más bellas doncellas y mataba a quien osara acercársele.

Para acabar con Policrisis el ejército de Eleósales decidió salir a campo abierto a presentar batalla.  Los soldados, al ver la descomunal fuerza y tamaño del cíclope, huyeron despavoridos dejando el camino libre a éste para devastar la ciudad de Elósales.

La ciudad de Milofáctori decidió esperar a Policrisis detrás de las murallas de la ciudad y desde esta seguridad presentar batalla.  Al cabo de 2 meses llegó a la ciudad y empezó una batalla feroz.  El ejército desplegó toda su fuerza: catapultas, aceite hirviendo, arqueros, flechas con fuego, piedras…, pero todo este arsenal bélico estaba construido para presentar batalla entre humanos, por lo que al cíclope apenas le causaron heridas. Policrisis consiguió destruir la puerta del puente levadizo y entrar en la ciudad.  Al poco tiempo Milofáctori se entregó.

En vista de los fracasos de las poblaciones vecinas, Cfópolis decidió contratar a asesores externos para que colaborasen con el ejército para desarrollar un plan de acción para vencer a Policrisis. Los asesores troyanos, ataviados con flamantes túnicas negras con camisas blancas, decidieron inicialmente elaborar un estudio para analizar el alcance inicial del proyecto, después elaborar un plan director que recogiera todas las acciones a realizar y comprar armamento nuevo para matar a un cíclope. Al cabo de 3 meses, mientras se realizaba el plan director, llegó a la ciudad Policrisis, sorprendiendo a todos por su pronta llegada. Como no se había finalizado el plan director, el ejército no tenía clara la estrategia a seguir y no sabía utilizar el armamento nuevo porqué no había recibido formación práctica. La consecuencia fue que Policrisis entró en Cfópolis con menos resistencia de lo esperado, destruyó la ciudad y se comió a los asesores troyanos.

Los intentos de retener el envite de Policrisis para que no entrase en las ciudades de Eleósales, Milofáctori y Cfópolis habían fracasado. Sólo quedaba en pié una ciudad donde los isleños podía resguardarse. La ciudad de Ciópolis.

El Rey Ceo, turbado de que su pueblo viviera sumido en el terror y el hambre, contactó con Moc, general del ejército de Ciópolis, para que elaborase una nueva estrategia para vencer a Policrisis, ya que las estrategias utilizadas hasta ahora habían fracasado.

Moc, curtido en mil batallas, inicialmente dudó de su capacidad para poder llevar con éxito tal empresa, ya que jamás antes se había enfrentado a un cíclope y desconocía los puntos débiles para poder vencerlo.

Finalmente Ceo consiguió convencerle a cambio de ofrecerle su compromiso de que obtendría el apoyo necesario para ejecutar su estrategia.

Moc contactó con Itenea (diosa de la sabiduría, la tecnología y los procesos). Después de una larga negociación “win-win” llegaron al acuerdo de que Itenea le ayudaría a cambio de que éste, después de vencer a Policrisis, le construyera un templo para que la población le rindiera devoción.

Moc decidió ir al encuentro de Policrisis para valorar personalmente el potencial de su enemigo y al mismo tiempo intentar pactar una fecha para el combate.

Al llegar a Cfópolis, la imagen era totalmente desoladora, con muerte y destrucción por todas partes. No tardó en encontrar a Policrisis y se presentó como Moc, general del ejército de Ciópolis, la ciudad que iba a acabar con él.  Policrisis rió descaradamente. Moc le comentó que necesitaba 3 meses para preparar el combate. Policrisis le preguntó por qué tenía que darle ese tiempo y Moc, apelando al orgullo de cíclope, le comentó que era el tiempo necesario para preparar un combate en igualdad de condiciones, lanzándole el reto: ¿No tendrás miedo, verdad? Policrisis, seguro de sí mismo, aceptó el reto.

Itenea le indicó los puntos débiles de los cíclopes: su debilidad principal era tener sólo un ojo y si los arqueros conseguían clavarle una flecha tendrían a Policrisis dominado. Otro punto débil eran los tendones de aquiles ya que debido a su gran peso, si un experto soldado conseguía cortarlos con la espada, Policrisis no podría levantarse.

Moc e Itenea trabajaron conjuntamente para elaborar una estrategia centrada en tres pilares fundamentales:

La gestión del cambio.
Los recursos humanos
Las nuevas tecnologías

Para la gestión del cambio utilizó la comunicación como eje básico para ejecutar la estrategia y usó una metodología basada en un bucle de tareas ágiles (lean thinking) que les permitiera priorizarlas según el momento. Se analizaron las últimas tendencias en estrategias y armamento que facilitaran la consecución de los objetivos.

Este fue el diagrama de la metodología y el detalle de los sprints según prioridades:

Moc era consciente de que para una correcta ejecución de su estrategia la parte mas importante eran las personas, que en definitiva eran los responsables de su ejecución final.

Moc reunió a todos los habitantes de Ciópolis para explicarles la situación real en que vivían y el riesgo de no hacer nada para cambiarlo. Después de su oratoria consiguió motivar e involucrar tanto a la población como al ejército para seguirle en esta empresa. Desterrando a los que dudaban de su estrategia.

Se elaboraron planes de formación personalizados basados en el learning by doing para mejorar la actitud y aumentar los conocimientos y las habilidades de todo el personal.

Se analizaron y probaron las nuevas tecnologías en armamento para ver la posibilidad de utilizarlas en el combate y que facilitasen la garantía de éxito.

Empezaron a ejecutar las fases del proyecto. Se ejecutaron todos los sprints dentro de la prioridad y tiempo definido, a excepción del número 5 ya que después de varias pruebas con el cañón chino y varios muertos en el intento decidieron dejarlo para el último, en caso de poder disponer de tiempo y hombres para realizar más pruebas.

Mientras tanto Skeptikoi, el hermano del Rey, reunió a un grupo de desterrados e intentó boicotear la nueva estrategia.

Intentó convencer al Rey Ceo de los errores de Moc y le pidió que le diera todo su ejército para salir a combatir a Policrisis y así, mientras durase el combate, la población podría huir hacia la isla del reino vecino. El rey dudó pero finalmente la princesa, al enterarse de las intenciones de Skeptikoi, mandó avisar a Moc y éste habló con el Rey recordándole el compromiso acordado de darle soporte y así consiguió convencerle de la necesidad de ejecutar su nueva estrategia y desterrar a Skeptikoi.

A los 3 meses puntualmente llegó Policrisis a la cita. Moc tenía toda la estrategia preparada. Empezó la gran batalla.

Salió al encuentro del cíclope la caballería y la lucha obligó a Policrisis a pasar por el flanco derecho, donde le esperaba  las trampas, no sin antes acabar prácticamente con toda la caballería. El cíclope se dirigía hacia las trampas cuando de repente se dio cuenta de las mismas, evitándolas. Después se dirigió apresuradamente hacia la puerta del puente levadizo. Moc, consciente de que las trampas habían fracasado, dio la orden de pasar a la siguiente alternativa. Los arqueros encendieron las flechas e intentaron hacer blanco en el ojo de Policrisis.  Cuando empezó la lluvia de flechas, el cíclope se resguardó cubriéndose el ojo con las manos y en ese mismo momento intervinieron cuatro soldados con espadas que le cortaron los tendones de los pies. Policrisis cayó al suelo y en esa posición de vulnerabilidad, la población le vertió el carro de aceite hirviendo y le dio muerte. La estrategia había funcionado.

Moc obtuvo la victoria, se casó con la princesa y fue nombrado general de todos los ejércitos en medio de una gran fiesta donde fue aclamado por toda la población.

Moc volvió a su nuevo trabajo y fue invitado por todas los países del mundo para dar charlas sobre “un caso de éxito” de cómo gestionar el cambio combinando el “lean thinking con el learning by doing”.

Ah sí, y construyeron el templo a Itenea.

Reparto

Isla: Tu empresa
Eleósales: Departamento de Marketing & Ventas
Milofáctori: Fábrica y gestión de Servicios
Cfópolis: Departamento de Administración & Finanzas
Ciópolis: Departamento TI
Rey CEO: Director General
Moc: Monster of Change “El héroe” ¿tú?
Policrisis: Actual crisis
Itenea: Pragmatic service factory
Asesores externos: Consultora internacional
Skeptikoi: “El escéptico”

Autor: Josep M Bonet / Socio co-fundador de pragmatic