Resulta especialmente divertido ver que un grupo o una organización entera se entregan febrilmente a la adopción de una nueva metodología de trabajo a nivel “macro” para optimizar sus procesos, comprando herramientas y definiendo procedimientos, pero a la hora de la verdad, algo falla, y no es precisamente el resultado de la brillante tarea de integrar las nuevas ideas a las tareas diarias sino más bien la manera cómo se gestiona esa gran cantidad de información derivada del nuevo método.

Si bien hay una gran cantidad de técnicas que prometen buenos resultados, la única que me ha funcionado de manera consistente es la conocida como GTD o Getting Things Done (Consiguiendo hacer cosas, en una traducción muy libre), además de poderla aplicar con un buen grado de éxito en el caótico mundo de los departamentos de sistemas.

Su principio fundamental es muy sencillo: sostiene que el cerebro humano es excelente para la creatividad y el razonamiento lógico, pero muy malo para recordar datos. Por lo que, si lo forzamos a hacer aquello en lo que menos “destaca”, la frustración e ineficiencia de la “herramienta” nos impedirá cumplir nuestros objetivos.

Para solucionarlo, simplemente creamos un sistema fiable y metódico donde podamos registrar todos esos datos que nos “preocupan” de tal manera que cuando sea necesario, seamos capaces de obtener la información precisa de manera rápida y eficiente. Con esto nuestro cerebro se libera de las tareas “rutinarias” y puede dedicar toda su potencia a la creatividad y el análisis, que es para lo que fue diseñado originalmente.

Hay varios conceptos importantes en el sistema. Los dos principales son Control y Perspectiva. El control nos permite tener la certeza de confiar en un sistema de almacenamiento de datos para podernos “olvidar” de ellos, y la perspectiva nos deja ver el objetivo de contar con toda esa información en varios niveles de “granularidad”: metas de vida, metas a corto, medio y largo plazo, proyectos y acciones actuales.

Para comenzar, 5 pasos básicos, explicados brevemente: Agrupar (o lo que es lo mismo, descargar la información de nuestra cabeza a un lugar seguro), Procesar (comenzar a gestionar dicha información), Organizar (o establecer el orden de acción), Revisar (¿realmente hemos gestionado la información que nos llega?, medición del éxito del proceso) y por último, Hacer (¡de nada sirve organizar y gestionar si no actuamos!)

Algo que me gusta especialmente, y que podemos aprovechar así no usemos el sistema en su totalidad, es la regla de los dos minutos, que dice: “Si algo puede hacerse en 2 minutos o menos, hazlo ahora”. Es especialmente útil a la hora de lidiar con interrupciones y dejar de “procastrinar” con esa llamada telefónica, ese correo sin responder o el archivar esos papeles sobre el escritorio.

No hay necesidad de tener un software sofisticado o un smartphone ni nada que se le parezca. Con una libreta, un bolígrafo y un sistema de carpetas, sean físicas o en el ordenador, tenemos suficiente.

¿Qué aporta todo esto? Básicamente tres cosas: un método de trabajo consistente y confiable que sirve para practicamente todas las situaciones, una disciplina de control y sobre todo, un “sistema de recompensa” al ver que no nos vemos ahogados por la avalancha de información con la que tenemos que lidiar.

¿Lo habéis probado? Si es así, compartid vuestras experiencias en los comentarios!

Alvaro Matiz